RSS

Organízate con GTD

11 Mar

No te has preguntado que si tuvieses una asistente ejecutiva tendrías todas tus tareas pendientes bajo control? Ya no hay problema si no podías contratar una, tú mismo puedes ser tu propio asistente.

Lo único que hay que hacer son los procesos de pensar, decidir y organizar de forma pro-activa (el corazón de la metodología GTDGetting Things Done ó en español: logrando que las cosas queden terminadas) y diariamente.

Si dejas pasar unos días sin revisar tus correos, atender tus SMS o llamadas, sería como si tu asistente hubiera renunciado logrando que pierdas el control de tu día al tener que atener emergencias por todo lo que requiere atención, por ejemplo, sobre quién atiende las llamadas, dónde están los recibos pendientes por pagar/cobrar, qué citas tengo en la semana, qué hay de las tareas por hacer en casa que has dejado por mucho? y si ya le diste seguimiento a tus clientes!

Entonces, en definitiva, necesitas de un asistente. Es aquí donde GTD aparece en el escenario, tomando en cuenta que cualquier sistema de organización no es bueno si gastamos mucho tiempo en organizar las tareas en lugar de hacerlas. Luego entonces, trataré de simplificar el proceso de organización como sigue y de manera general.

  • Recolectar – Crea una lista con todas las tareas que debes realizar. Cada tarea nueva en el futuro se añadirá al final de esta lista.
  • Organizar – Debes procesar esta lista de preferencia diariamente y en el orden en que se agregaron. Colocas, a cada tarea, una etiqueta de contexto; p.ej. casa, trabajo, amigos, finanzas, passwords, manuales, ligasInternet; y un estado como los siguientes:
    1. Quizá, – son aquellas que realizarás algún día si todos los elementos se prestan para ello. p.ej. Estudiar una segunda carrera, ó especializarte en un área.
    2. En Espera, – de algo que permita ejecutar dicha tarea. Considera en este estado aquellas tareas que delegas a otras personas. p.ej. Poner el piso del baño hasta que junte el dinero, colgar los recuadros recién comprados en la recámara, después de pintarla ó delegar la minuta de la junta y estar al pendiente para enviarla al cliente.
    3. Por hacer, – para ejecutarla en un tiempo determinado. p.ej. cita a las 8pm con Claudia López, ó entregar bitácora de reporte después de comer. También debes considerarla como Pendiente (esto quiere decir que son aquellas que atenderás con prioridad).

Nota 1: Si la tarea se puede realizar en menos de 2 minutos, es mejor llevarla a cabo y si es necesario solo colocar una etiqueta de contexto, de lo contrario es posible eliminarla.
Nota 2: Si una tarea requiere de varias acciones para ser completada, agregarle una etiquete de tipo proyecto (no olvides el estado), p.ej. PodarPasto:acciones y considera otra etiqueta como PodarPasto:terminados (que no usarías de momento), de esta manera cuando realices las acciones de este proyecto y las termines podrás cambiarlas de acciones a terminados. También debes seleccionarla como Pendiente.

  • Ejecutar – Debes al menos revisar 1 vez por semana las tareas Pendientes y las tareas En Espera. Esporádicamente las de la lista Quizá. Luego, seleccionar una de ellas como la mas importante y para realizar justo ahora, considerando respetar el orden en que llegaron a la lista correspondiente. Cuando termines, reinicia el proceso desde el paso Recolectar.

Nota 3: Para el caso que la tarea Pendiente pertenezca a un proyecto, es importante que selecciones otra acción del mismo proyecto como Pendiente y que es la próxima a ejecutar (obviamente, solo de ese proyecto).

Como te habrás dado cuenta, solo tendrás que seguir estos pasos: Recolectar, Organizar y Ejecutar , pero si aún deseas conocer más de esta metodología, consulta wikipedia.

He aquí otro diagrama sencillo y un poco distinto en los pasos pero en esencia es lo mismo.

Existen diferentes formas de implementar GTD con las herramientas que usas a diario, por ejemplo:


Fuente: David Co | Tecnología Eficaz

 
Deja un comentario

Publicado por en marzo 11, 2009 en buscar

 

Etiquetas:

Responder

Introduce tus datos o haz clic en un icono para iniciar sesión:

Logo de WordPress.com

Estás comentando usando tu cuenta de WordPress.com. Cerrar sesión / Cambiar )

Imagen de Twitter

Estás comentando usando tu cuenta de Twitter. Cerrar sesión / Cambiar )

Foto de Facebook

Estás comentando usando tu cuenta de Facebook. Cerrar sesión / Cambiar )

Google+ photo

Estás comentando usando tu cuenta de Google+. Cerrar sesión / Cambiar )

Conectando a %s

 
A %d blogueros les gusta esto: